کافه گفتگو یکی از ابزارهای موثر برای یادگیری جمعی و ایجاد ذهنیت مشترک در مورد مساله‌هایی است که گروهی از افراد با آنها مواجه هستند و برای حل آنها به همراهی و مشارکت این گروه نیاز داریم. از کافه گفتگو می‌توانیم به شکل‌های مختلف و با اهداف متفاوتی استفاده کنیم. مثلا می‌توانیم از آن برای طراحی نمودار وابستگی استفاده کنیم یا می‌توانیم خروجی نمودار وابستگی را در جلسات کافه گفتگو تحلیل کنیم. برای برگزاری کافه گفتگو:
- از افراد مختلفی که در مساله مشارکت دارند یا نمایندگانی از گروه‌های مختلف آنها دعوت کنید.
- فضای جلسه را به گونه‌ای طراحی که افراد در گروه‌های پنج نفره دور هم بنشینند. مثلا میزگردهای کوچکی مانند کافه‌ها که پنج صندلی در اطراف آنها باشد یا فضایی مانند نمازخانه مدرسه که گروه‌های پنج نفره در آن دور هم می‌نشینند.
- در هر میز یک نفر را به عنوان میزبان مشخص کنید. وظیفه میزبان مدیریت فضای گفتگو و مستند کردن نتایج گفتگو است. اگر میزبان‌ها با ابزارهای تفکر سیستمی آشنایی داشته باشند، می‌توانید از آنها بخواهید تا نتایج گفتگو را به صورت نمودارهای علت و معلولی یا نقشه‌های نرخ و حالت مستند کنند.
- برای هر میز یک موضوع مشخص کنید و از افراد بخواهید طی زمان مشخصی مثلا 30 دقیقه در مورد آن گفتگو کنند. این موضوع‌ها می‌توانند توسط تیم برگزاری مشخص شوند یا توسط خود افراد گروه تعیین شوند. همچنین ممکن است موضوع هر میز عناوین کلی به دست آمده در نمودار وابستگی باشد.
- در پایان زمان گفتگو، از تمام شرکت کنندگان به غیر از میزبان‌ها بخواهید از جایشان بلند شوند و به گونه‌ای در گروه‌های دیگر پخش شوند که با هم‌گروهی‌های قبلی خود همراه نباشند. 5 دقیقه برای این جابجایی و احوالپرسی اولیه به افراد فرصت دهید.
- از میزبان‌ها بخواهید در مورد گفتگوهای قبلی که در آن میز انجام شده، حداکثر طی 5 دقیقه توضیح مختصری ارایه کنند و بعد فضای گفتگو را در اختیار افراد جدید قرار دهند. میزبان‌ها باید مراقبت کنند که فضای گفتگو از موضوع میزی که میزبانی آن را به عهده دارند، خارج نشود.
- چند بار دیگر این فرآیند را تکرار کنید تا تمام افراد در گفتگوهای تمام میزها شرکت کرده باشند.
- در پایان جلسه از میزبان‌ها بخواهید که خلاصه‌ای از نتایج گفتگوی هر میز را طی حداکثر 5 دقیقه برای جمع ارایه کنند.
برای برگزاری کافه گفتگو در فضای مجازی، به اتاق‌های گفتگوی موازی نیاز هست که در آن افراد بتوانند در گروه‌های پنج نفره با هم گفتگو کنند و به تناوب در فاصله‌های زمانی مشخص شده گروه خود را تغییر دهند. بعضی از نرم افزارهای ارتباطی مدارس چنین امکانی را فراهم می‌کنند.
